AI przy ofertach przetargowych: gdzie pomaga, a gdzie trzeba uważać.
Prosto o tym, co AI może zrobić przy SWZ i JEDZ, a czego nadal musi dopilnować wasz zespół.
Jest piątek po południu. SWZ ma 140 stron, formularz cenowy jest w osobnym Excelu, JEDZ wisi jako kolejny plik, a ktoś z handlu pyta: „zdążymy to złożyć?". Wtedy AI może pomóc. Ale nie każde narzędzie z napisem „AI" naprawdę odciąży was przy przetargu.
Wiele produktów sprzedawanych jako AI to po prostu szablony Worda, makra i ładny panel. To też może być przydatne, ale nie przeczyta za was SWZ. Prawdziwy model językowy pomaga tam, gdzie trzeba szybko przeczytać dużo tekstu, znaleźć wymagania i ułożyć pierwszy szkic odpowiedzi.
Co AI robi naprawdę dobrze
Czyta długie SWZ. SWZ ma często 60–200 stron. Wymagania są w kilku miejscach, terminy w załącznikach, punkty oceny w tabeli, a formularz cenowy na końcu. AI potrafi wyciągnąć z tego listę spraw do zrobienia w 2–5 minut. Człowiek robi to zwykle 4–8 godzin i łatwiej pomyli datę albo załącznik.
Dobiera referencje do wymagań. Macie 80 starych umów. SWZ chce trzy referencje z ostatnich 3 lat, każda na minimum 500 tys. zł i na podobny zakres. AI szybko wskazuje, które referencje pasują. Jeśli żadna nie spełnia warunku, też to pokazuje.
Pisze pierwszy szkic w waszym stylu. AI może dostać wasze wcześniejsze oferty i pisać podobnym językiem: z waszym układem, waszymi opisami i waszym sposobem odpowiadania na wymagania. Człowiek dostaje szkic do sprawdzenia, a nie pustą kartkę.
Czego AI nie powinno robić samo
Wycena. AI nie wie, za ile opłaca się wam sprzedać. Nie zna waszych rabatów, kosztów dostawy, stawek ludzi, marży i ustaleń z dostawcami. Może wpisać ceny do formularza cenowego, ale ceny muszą pochodzić od was.
Decyzja, czy startować. AI nie wie, czy macie ludzi, towar, wolny magazyn, dobry kontakt z zamawiającym i czy ten klient płaci na czas. Decyzja zostaje po waszej stronie. AI skraca tylko czas sprawdzenia tematu: zamiast 8 godzin pracy nad ofertą możecie dojść do pierwszego szkicu w około 90 minut.
Nazwy firm, NIP-y i zapisy prawne. AI potrafi pomylić nazwę spółki, numer z KRS albo drobny zapis z oświadczenia. Każdy taki fragment musi sprawdzić człowiek przed podpisem i wysyłką.
Co musi być gotowe poza AI
Nawet dobre AI nie pomoże, jeśli dokumenty są porozrzucane. Potrzebne są aktualne certyfikaty, polisy OC, KRS, ZUS, US, referencje i stare oferty opisane tak, żeby było wiadomo, do czego pasują.
Dlatego największa praca na początku to nie „uczenie AI", tylko porządek w tym, co już macie. Pani Aga robi ten porządek w pierwszych dwóch tygodniach pokazu.
Jak Pani Aga używa modeli
Pani Aga używa Anthropic Claude i OpenAI przez Microsoft Azure w regionie Frankfurt do dwóch zadań: czytania SWZ i pisania pierwszego szkicu odpowiedzi. Wycena, decyzja o starcie i podpisanie oferty zostają u was. Dane nie są używane do trenowania modeli dzięki opcji „zero data retention". Pełna metodyka jest pod adresem /metodyka.