Jak wygrać więcej przetargów na sprzątanie w 2026 roku.
Co zwykle daje punkty w SWZ na sprzątanie i przez jakie braki oferta odpada, zanim ktoś przeczyta cenę.
Jest poniedziałek rano. Dzwoni kierownik obiektu, potem pracownik pyta o grafik, a w BZP wisi nowe SWZ na sprzątanie szkoły, przychodni albo urzędu. Termin krótki. Trzeba sprawdzić formularz cenowy, JEDZ, wadium, polisę OC, referencje i jeszcze nie pomylić załączników.
W latach 2024–2025 w Polsce ogłoszono 14 409 przetargów na sprzątanie. Wygrało je 1 920 różnych firm. Sześć firm wygrało po 50 lub więcej umów. Jedna firma, Impel Facility Services, wygrała 68. A większość firm wygrała 1 albo 2 przetargi przez dwa lata.
To znaczy jedno: obok kilku bardzo dużych firm jest mnóstwo małych i średnich firm regionalnych. I to nie jest zła wiadomość. Wielu zamawiających woli firmę z okolicy, bo szybciej odbiera telefon, zna ludzi na miejscu i łatwiej podjeżdża na obiekt. Pytanie brzmi: jak nie przegrywać przez papiery, kiedy robota jest w waszym zasięgu.
Za co dostajecie punkty
W większości SWZ na sprzątanie punkty rozkładają się podobnie: cena daje 50–60 punktów, jakość 20–30 punktów, a czas reakcji 10–15 punktów. „Jakość" w praktyce oznacza zwykle ISO 9001, ISO 14001, doświadczenie na podobnych obiektach i oświadczenia, że ludzie będą zatrudnieni na umowę o pracę.
Co wyrzuca ofertę przed czytaniem ceny
Najczęściej odpadają proste rzeczy: brak oświadczenia, źle wypełniony JEDZ, polisa OC kończąca się w trakcie umowy, wadium złożone w złej formie albo nieaktualny KRS. Komisja nie ocenia wtedy, czy dobrze sprzątacie. Oferta odpada formalnie. W naszej bazie takie braki odpowiadają za 12–18% nieprzyjętych ofert w tej branży.
Co robić w firmie sprzątającej
Nie zaczynajcie każdej oferty od pustego pliku. Trzymajcie jedną aktualną teczkę z certyfikatami, polisami, KRS, ZUS, US i referencjami. Miejcie gotowy opis firmy, ludzi, sprzętu i nadzoru, który tylko poprawiacie pod konkretne SWZ. Pilnujcie też ogłoszeń z waszego regionu, żeby nie przegapić tych, które pasują do waszych obiektów i zespołu.
Pani Aga robi to za waszym zespołem: pilnuje biblioteki dokumentów, układa pierwszy szkic oferty pod dane SWZ i sprawdza nowe ogłoszenia. W praktyce firma waszej skali może składać 2–3× więcej ofert bez dokładania kolejnej osoby do papierów.