Najczęstsze błędy w ofertach BHP i odzieży roboczej.
Co sprawia, że komisja odrzuca ofertę BHP, zanim dojdzie do ceny i tabeli produktów.
Czwartek wieczór. Klient dzwoni o rękawice, magazyn pyta o dostawę, a wy siedzicie nad SWZ i szukacie deklaracji zgodności do odzieży, certyfikatów CE, kart charakterystyki i właściwej wersji formularza cenowego. Niby wszystko macie. Tylko nie zawsze w tym folderze, w tej dacie i z tą normą, której chce zamawiający.
Jeden dystrybutor BHP, z którym rozmawialiśmy w marcu, w 2025 roku startował w 47 przetargach. Wygrał 6. Z 41 przegranych tylko 8 przegrał dlatego, że konkurencja miała lepszą ofertę. Pozostałe 33 odpadły wcześniej, na sprawdzaniu dokumentów.
Taki wynik powtarza się często. W BHP oferta przegrywa nie dlatego, że produkt jest zły albo cena za wysoka. Często przegrywa, bo brakuje jednego załącznika, certyfikat jest stary albo norma nie zgadza się z tym, co wpisano w SWZ.
Pięć błędów, które kosztują najwięcej
1. Nieaktualne certyfikaty CE. Komisja chce kopię z datą ważności po terminie składania oferty i z podpisem producenta. Stara wersja, nawet sprzed kilku tygodni, może wyrzucić całą ofertę. Producent może mieć nowy dokument, ale jeśli wy go nie podpięliście, problem jest po waszej stronie.
2. Brak deklaracji zgodności w wersji z SWZ. Przy rękawicach chirurgicznych zamawiający może wymagać EN 455-1, EN 455-2, EN 455-3 i EN 455-4. Jeśli brakuje jednej części, oferta odpada. Często macie wszystkie cztery dokumenty, tylko nie są spięte razem przy tym produkcie.
3. Norma nie taka, jak w specyfikacji. SWZ na odzież ochronną może wymagać np. EN 13034 typ 6. Wasza odzież może być lepsza, ale komisja nie będzie tego zgadywać. Chce dokumentu na tę konkretną klasę, wpisaną w SWZ.
4. Wadium po czasie albo w złej formie. Wadium musi być u zamawiającego *przed* terminem składania ofert. Gwarancja bankowa musi mieć dokładnie taki okres ważności, jaki podaje SWZ: zwykle 30 dni, czasem 60. Krótsza gwarancja odpada bez rozmowy.
5. JEDZ z pustymi polami III.A i III.B. To miejsca o niekaralności i braku podstaw do wykluczenia. Puste pole robi problem. Zamawiający wzywa do poprawki, często daje 5 dni. Jeśli termin minie, oferta wypada.
Jak Pani Aga to obsługuje
Pani Aga czyta SWZ i robi prostą listę: czego zamawiający wymaga, w którym punkcie to jest i jaki dokument trzeba podpiąć. Przy każdej pozycji sprawdza, czy macie aktualny plik w bibliotece. Brak albo zła data są oznaczone od razu, z informacją co trzeba uzupełnić i do kiedy.
Pierwsze takie rozpisanie SWZ dostajecie w 90 minut po wysłaniu PDF-a. Bez przeklikiwania folderów, szukania certyfikatów po mailach i ręcznego sprawdzania dat.